Déclaration de confidentialité eBox via la DG Simplification et Digitalisation du SPF BOSA
La Direction générale Simplification et Digitalisation du Service public fédéral Stratégie et Appui (« DG Simplification et Digitalisation ») veille à votre vie privée et, dans ce cadre, agit toujours conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD). Lisez la présente déclaration de confidentialité pour en savoir plus sur la façon dont les données à caractère personnel sont collectées et traitées dans le cadre de ce service.
La DG Simplification et Digitalisation met elle-même l’eBox à disposition par le biais de différents canaux.
La DG Simplification et Digitalisation fait également appel à des prestataires de services agréés ainsi qu’à d’autres autorités pour la mise à disposition des messages dans l’eBox. La présente déclaration de confidentialité s’applique au traitement de données par la DG Simplification et Digitalisation lorsqu’elle met elle-même les messages de l’eBox à disposition par le biais de My eBox ou d’un autre canal tel qu'une application mobile.
1. Sécurité
La DG Simplification et Digitalisation s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, la modification involontaire, la détérioration ou la divulgation.
Afin de garantir cette sécurité, la DG Simplification et Digitalisation utilise notamment le cryptage de la communication entre le serveur et votre ordinateur, le cryptage des données enregistrées ainsi que des sauvegardes périodiques.
2. Données à caractère personnel et finalités
Avant de pouvoir utiliser l’eBox, vous devez vous enregistrer en vue d’une identification et d’une authentification correctes. Il n’est pas possible d’utiliser l’eBox sans identification et authentification correctes étant donné que seul le destinataire adéquat peut accéder aux documents adéquats. Les données sont traitées afin de vous transmettre les messages qui vous sont adressés par les expéditeurs.
Vos données sont aussi traitées afin de pouvoir vous envoyer des communications de service telles qu’un message sur la maintenance du service ou afin de vous avertir de la présence d’un message dans votre eBox. Afin que nous puissions vous avertir de la présence d'un message dans votre eBox, vous devrez dans la majorité des cas donner votre autorisation. Si vous ne consultez pas le message, vous recevrez un rappel automatique dans le courant du mois. Si vous ne consultez pas votre eBox pendant un an, la DG Simplification et Digitalisation la désactivera après vous avoir envoyé un message à ce sujet.
Pendant le processus d’enregistrement, les données suivantes sont enregistrées : votre nom et votre prénom, votre adresse e-mail, votre choix de langue, votre choix d’être averti ou non d'un nouveau message, votre clé numérique ainsi que votre numéro de Registre national. Les coordonnées telles que vous les avez communiquées dans le Registre national et/ou vos coordonnées telles que collectées au sein du Service fédéral d'authentification (FAS) peuvent, moyennant votre autorisation, également être utilisées dans le but de vous contacter aux fins précitées. Nous vérifierons votre adresse e-mail en vous envoyant un code à cette adresse lors de votre enregistrement et, plus tard, aux moments où nous vous contacterons à cette adresse. Si vous ne fournissez pas d'adresse e-mail ou si l'adresse se révèle incorrecte, votre enregistrement sur l'eBox via My eBox ou tout autre canal de la DG Simplification et Digitalisation sera interrompu. Vous pourrez éventuellement encore consulter vos messages eBox par l'intermédiaire d'un prestataire de services agréé ou d'une autre autorité. Si vous n'êtes plus non plus enregistré·e auprès d'un prestataire de services agréé ou d'une autre autorité, vous recevrez à nouveau vos messages sur papier.
Pendant le processus d’enregistrement, nous vous montrons votre code postal. Si vous êtes d’accord, nous l’utiliserons de manière anonymisée à des fins de statistiques portant sur l’usage de l’eBox. Cela signifie que nous n’enregistrerons pas ou ne traiterons pas ultérieurement cette donnée d’une manière permettant d’établir encore un lien avec vous.
3. Traitement de données à caractère personnel
Le traitement de vos données pendant votre enregistrement et pendant votre utilisation de l’eBox est justifié sur la base de l’article 9 de la loi du 27 février 2019 relative à l’échange électronique de messages par le biais de l’eBox (« loi eBox ») dans laquelle la DG Simplification et Digitalisation est désignée comme responsable du traitement de données à caractère personnel qui sont nécessaires pour la gestion et la garantie du bon fonctionnement de l’eBox qu’elle offre. L’article 8 de la loi eBox prévoit la base légale/juridique pour l'utilisation par la DG Simplification et Digitalisation du numéro de Registre national et de vos coordonnées.
Les données sont traitées en vue de votre identification et de votre authentification correctes afin que vous puissiez utiliser l’eBox et que des messages puissent vous être envoyés dans votre eBox. Elles sont également utilisées pour des communications de service, éventuellement pour vous avertir qu’un nouveau message est présent dans votre eBox, qu’un message n'a pas été consulté ou que votre eBox n'a pas été consultée pendant une longue période et qu’elle sera dès lors désactivée. Ces traitements sont également effectués par la DG Simplification et Digitalisation lorsque vous consultez les messages eBox via My eBox ou tout autre canal de la DG Simplification et Digitalisation. Ces traitements cessent si vous arrêtez explicitement d’utiliser l’eBox, en cas de désactivation de votre eBox ou si vous décédez.
En ce qui concerne les traitements qui sont nécessaires pour chaque mise à disposition individuelle de messages, les expéditeurs de l’article 10 de la loi eBox sont désignés comme responsables du traitement. En cette qualité, ils déterminent le contenu et le délai de conservation des documents mis à disposition.
La DG Simplification et Digitalisation fait appel à des prestataires de services agréés qui agissent en tant que responsables du traitement pour les données nécessaires à la mise à disposition des messages dans l’eBox conformément à l'article 11 de la loi eBox. Les prestataires de services agréés doivent satisfaire aux obligations de l’arrêté royal fixant les conditions, la procédure et les conséquences de l'agrément de prestataires de services pour l’échange électronique de messages par le biais de l’eBox. D'autres autorités peuvent également mettre des messages à disposition dans l'eBox après avoir satisfait à des exigences similaires. Elles agissent également en tant que responsables du traitement pour les données nécessaires à la mise à disposition des messages dans l’eBox. Ces prestataires de services agréés ou autres autorités ne peuvent mettre les messages à votre disposition et vous en avertir que si vous avez explicitement choisi de les y autoriser. Ils ne peuvent pas consulter vos messages sauf si vous marquez votre accord explicite en la matière. S’ils sont agréés, ils peuvent, conformément à l'article 11 de la loi eBox, utiliser votre numéro de Registre national pour vous identifier dans le cadre de l’offre du service. Les autres autorités peuvent utiliser votre numéro de Registre national pour vous identifier lorsqu'elles offrent le service si elles disposent de la base juridique nécessaire.
Ils reçoivent des informations de la DG Simplification et Digitalisation sur la présence d'un message dans l'eBox et sur le statut de lecture d'un message, afin de vous avertir éventuellement qu’un nouveau message est présent dans votre eBox, qu’un message n'a pas été consulté ou que votre eBox n'a pas été consultée pendant une longue période et qu’elle sera dès lors désactivée.
Comme prévu par le RGPD, vous pouvez obtenir davantage d'informations sur les modalités de traitement en contactant la DG Simplification et Digitalisation, dont les coordonnées sont indiquées ci-dessous.
4. Cookies
Pour l’eBox, des « cookies » sont utilisés, à savoir de petites parties d’information qui sont enregistrées sur votre ordinateur par votre navigateur.
Les cookies sont utilisés pour retenir votre choix de langue, afin de pouvoir vous identifier lorsque vous utilisez le service eBox, ainsi que pour recueillir des statistiques non personnalisées relatives à l'utilisation de ce service.
Vous pouvez désactiver l’utilisation de cookies dans votre navigateur, mais cela rendra certaines parties du service inutilisables.
Le cookie de session n’est valable que pendant votre visite.
Le cookie de votre choix de langue reste valable aussi longtemps que vous n’avez pas procédé à votre désinscription ou que vous n’avez pas supprimé ce cookie par le biais des configurations de gestion des cookies.
5. Fichiers de journalisation (« log »)
Outre les données précitées, la DG Simplification et Digitalisation enregistre pendant l’utilisation du service eBox votre adresse IP, votre navigateur, votre système d'exploitation, le service externe qui vous a transféré jusqu’à ce service, ainsi que la date et l’heure auxquelles vous avez consulté chaque page. Ces informations ne sont collectées qu’à des fins statistiques et afin de continuer à améliorer ce service. Les données ainsi collectées ne sont en aucun cas liées aux données à caractère personnel vous concernant qui ont été collectées pendant la procédure d’enregistrement.
Conformément à l’article 4 de la loi eBox, la DG Simplification et Digitalisation enregistre de manière sécurisée ces informations afin de pouvoir satisfaire pendant 10 ans aux obligations légales suivantes :
- constater sans équivoque le moment de l'envoi et de la réception ;
- enregistrer et mettre à disposition dans le système une preuve d'envoi et de réception du message ;
- enregistrer l'identité de l'utilisateur et du destinataire, le moment de l'envoi et de la réception, la notification ainsi que le numéro unique attribué au message ;
- identifier les erreurs de système et enregistrer les moments où les erreurs de système empêchent l’envoi ou la réception, et mettre ces informations à la disposition des intéressés.
6. Droit d’accès, d’adaptation et de rectification – effacement de données et limitation du traitement
Comme prévu par le RGPD, vous pouvez toujours consulter vos données à caractère personnel traitées par la DG Simplification et Digitalisation ou obtenir des informations sur les modalités de traitement, et vous pouvez faire corriger gratuitement vos données à caractère personnel en contactant la DG Simplification et Digitalisation (voir coordonnées ci-dessous) ou les corriger vous-même par le biais de votre eBox. Vous avez aussi le droit d’effacer ou de faire effacer vos données à caractère personnel, ou de mettre fin à certains traitements. Dans certains cas, vous ne pourrez alors plus utiliser l’eBox.
Chaque personne a le droit d'introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, qui peut être contactée par :
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : contact@apd-gba.be
7. Modifications
La DG Simplification et Digitalisation se réserve le droit de modifier en tout temps la présente déclaration de confidentialité. Les modifications à la déclaration de confidentialité seront publiées par le biais de l’eBox. La présente déclaration de confidentialité a été modifiée et révisée pour la dernière fois le 17 juillet 2023.
8. Coordonnées
La DG Simplification et Digitalisation est responsable du traitement des données à caractère personnel et dispose d'un délégué à la protection des données qui veille à la confidentialité et à la sécurité des données, ainsi qu’au respect des exigences du RGPD. Vous pouvez contacter ce délégué par e-mail à privacy@bosa.fgov.be pour toutes vos questions relatives à la protection de la vie privée. Vous pouvez communiquer vos incidents et envoyer vos plaintes à privacyincident@bosa.fgov.be.
Vous pouvez contacter la DG Simplification et Digitalisation à l’adresse suivante : SPF BOSA, DG Simplification et Digitalisation, Boulevard Simon Bolivar 30, 1000 Bruxelles, ou par e-mail à servicedesk.dto@bosa.fgov.be ou par téléphone au numéro 02/740.80.27.